《妥善处理客户_173174

在保险上的应用

以上内容普遍与社会有关，保险当然也属其中一分子。公署发出了《妥善处理客户个人资料：给保险业界的指引》（「《指引》」），旨在协助保险业界在处理客户个人资料的收集、储存、使用、保安及查阅资料要求方面依从《条例》的相关规定。《指引》包含了保险从业员经常身处的真实处境，内容涉及依从保障资料规定的多种主要事宜，因此是保险从业员的好帮手。

下面是《指引》给保险从业员作出的部分实用建议：

(a) 收集客户的医疗资料：保险人很多时在收到人寿或健康保险申请后或在处理此类保险索偿时，收集客户的医疗资料。

(i) 收集的资料不超乎适度：收集超乎适度的资料属违反保障资料第1原则。例如，在索偿人申索切除扁桃腺的医疗费用时，保险人不需要收集索偿人于10年前接受膝盖手术的医疗资料，除非保险人能够证明该资料与该案索偿有关。

(ii) 收集的方式合法及公平：保障资料第1原则规定，收集资料的方式须属公平和合法的。一般来说，以欺诈或失实陈述的方式去取得资料不会被视作公平的方式。

(b) 收集身份证号码及身份证副本：收集身份证号码（及其他身份代号，例如护照号码）及身份证副本是受保障资料第1原则及私隐专员发出的《身分证号码及其他身分代号实务守则》（下称「《守则》」）规管的。

(i) 香港身份证号码：除非获法律授权或在《守则》第2.3段所载列准许的情况下，否则资料使用者不得收集个人的身份证号码（或其他身份代号）。举例来说，保险人可能需要客户或受益人的身份证号码，以确保赔款是给予正确的人。

(ii) 香港身份证副本：保险机构在收集身份证副本时必须依从守则第3.2段的规定。举例来说，保险机构可能会收集人寿保险客户的身份证副本，作为依从《打击洗钱及恐怖分子资金筹集条例》附表2第3条的证明。

(c) 聘用私家侦探调查保险索偿：保险人或会聘用私家侦探调查可疑的索偿个案。私家侦探必须依从《条例》的规定，而聘用私家侦探的保险人须知自身可能须就获委任私家侦探的行为负上转承责任。

(i) 收集的方式合法及公平：一般来说，以隐蔽方式取得资料，不会被视为公平。不过，每宗个案的情况不同，有些特别情况具备理据支持采用特别方式去收集个人资料。举例说，如保险人合理地怀疑某客户的人身伤害相关保险索偿存在欺诈成份，而除了以人身监察的方式收集索偿人的活动资料外，并没有其他实际可行的方法可供用以取得欺诈证据的话，那么以人身监察方式收集资料或会被视为合理的。

(ii) 资料属足够但不超乎适度：例如，在调查怀疑是虚假的人身伤害相关保险索偿的过程中，不应收集与索偿无关的索偿人私生活资料。

(d) 收集及使用个人资料作直接促销：下述例子说明保险从业员应当留意的一些地方：

(i) 收集的方式合法及公平：保险从业员转职至另一保险机构时，不可从前委托人／雇主的纪录复印前客户的保单或其他资料。

(ii) 不得改变资料的使用目的：就上述(i)项例子而言，将前客户的个人资料用作促销新的委托人／雇主的产品或服务，相当可能不会是该项前委托人／雇主原本收集该前客户的个人资料的目的。

(e) 职员及代理查阅、储存及处理客户的个人资料：就依从保障资料第4原则方面，保险机构应就其职员和代理持有的客户个人资料，采取保安的预防措施，例子包括：

(i) 安全传输载有个人资料的文件：保险机构及保险从业员在传送载有客户个人资料的文件时，应确保资料受到保护，免受不相关人士的未经准许或意外的查阅。例如，以邮递或专人传送文件的话，应使用密封式的信封；敏感资料（例如身分证号码）不能透过信封口查看得到；及如文件只限收件人拆阅，信封面应该注明「私人及机密」。

(ii) 保险代理或代表在家中或办公地方以外工作：保险代理及代表经常携带载有客户个人资料的保单及其他文件，到公众地方与客户会面。在此过程中，他们必须确保文件中的个人资料不会被不相关的人查阅，而有关客户敏感资料的对话，亦不会被不相关的人听到。另一方面，保险机构应就在办公地方以外处理客户资料方面，向有关职员提供清晰的政策和指引。

更多例子可在《指引》中找到。